Facturation électronique obligatoire : le calendrier et ce qu'une PME doit anticiper

Deux ans, cela paraît loin. Pourtant, la facturation électronique obligatoire va toucher toutes les entreprises assujetties à la TVA en France, y compris les TPE. Initialement prévue à partir de juillet 2024, la réforme a été reportée par la loi de finances pour 2024. Voici l'état du calendrier à la mi-septembre 2024, et ce que vous pouvez faire dès aujourd'hui.

Qu'est-ce que la facturation électronique, exactement ?

Une facture électronique, au sens de la réforme, n'est pas un PDF envoyé par email. C'est une facture émise, transmise et reçue sous une forme structurée, lisible par les logiciels, et qui transite par une plateforme habilitée.

Trois formats constituent le socle accepté :

• UBL et CII, deux formats de données (XML) ;
• Factur-X, un format mixte : un PDF lisible par un humain qui embarque les données structurées.

La réforme comporte deux volets :

1. L'e-invoicing : l'échange de factures électroniques entre entreprises assujetties à la TVA établies en France (B2B domestique).
2. L'e-reporting : la transmission à l'administration des données de transactions qui ne relèvent pas de l'e-invoicing (ventes aux particuliers, opérations internationales) et, pour les prestations de services, des données de paiement.

Quel est le calendrier de la facturation électronique ?

Le calendrier a été fixé par l'article 91 de la loi n° 2023-1322 du 29 décembre 2023 de finances pour 2024 :

La loi prévoit qu'un décret peut décaler ces échéances, dans la limite du 1er décembre 2026 pour la première étape et du 1er décembre 2027 pour la seconde.

Ce qu'il faut retenir pour une PME : même si vous n'émettez vos factures électroniques qu'à partir de septembre 2027, vous devrez être capable de recevoir des factures électroniques dès septembre 2026, notamment celles de vos fournisseurs grands comptes.

Comment les factures vont-elles circuler ?

Les factures ne s'échangeront plus directement d'entreprise à entreprise : elles passeront par une plateforme qui transmet aussi les données utiles à l'administration fiscale.

Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP)

Les PDP sont des opérateurs privés immatriculés par l'administration fiscale. Elles émettent, reçoivent et transmettent les factures, et assurent l'e-reporting. Elles peuvent proposer des services complémentaires : rapprochement avec les commandes, suivi des paiements, archivage, connexion avec votre logiciel comptable.

Bonne nouvelle d'actualité : l'administration a publié le 16 septembre 2024 une première liste de plateformes immatriculées « sous réserve ». « Sous réserve », car leur immatriculation définitive dépend de la réussite de leurs tests de raccordement avec le portail public.

Le portail public de facturation (PPF)

En l'état actuel du dispositif, le portail public de facturation, construit sur la base de Chorus Pro (déjà utilisé pour facturer le secteur public), doit tenir l'annuaire central des entreprises et offrir un service de base gratuit pour émettre et recevoir des factures. Les entreprises pourront donc passer par le portail public, par une ou plusieurs PDP, ou combiner les deux.

Et votre logiciel de facturation actuel ?

Votre logiciel de facturation ou votre ERP (appelé « opérateur de dématérialisation » quand il n'est pas immatriculé) pourra continuer à produire vos factures, mais il devra les transmettre via une PDP ou le portail public. La question clé à poser à votre éditeur : « Avec quelle plateforme allez-vous vous connecter, et à quel coût ? »

Quelles nouvelles mentions sur les factures ?

La réforme ajoute des mentions obligatoires, parmi lesquelles :

• le numéro SIREN du client ;
• l'adresse de livraison des biens si elle diffère de l'adresse de facturation ;
• la nature de l'opération : livraison de biens, prestation de services, ou les deux ;
• le cas échéant, la mention de l'option pour le paiement de la TVA d'après les débits.

Ces informations doivent donc exister proprement dans vos fichiers clients et dans vos outils.

Ce qu'une PME doit anticiper dès maintenant

1. Faire l'inventaire de ses flux de facturation

Combien de factures émettez-vous et recevez-vous par mois ? Par quels outils (logiciel, tableur, traitement de texte, ERP, site e-commerce) ? Vendez-vous à des particuliers, à l'étranger ? Cet inventaire détermine votre besoin en e-invoicing et en e-reporting.

2. Nettoyer ses données clients et fournisseurs

SIREN, raisons sociales, adresses : une facture électronique mal renseignée pourra être rejetée. C'est un chantier peu spectaculaire mais indispensable.

3. Interroger ses éditeurs de logiciels

Votre logiciel de facturation, votre outil de caisse, votre boutique en ligne : chacun doit avoir une feuille de route claire. Demandez les dates et les formats pris en charge.

4. Identifier ses outils « maison »

C'est le point que nous voyons le plus souvent négligé. Si vos factures sont générées par un logiciel métier sur mesure, un extranet ou un back-office e-commerce développé spécifiquement, c'est à vous (et à votre prestataire) de prévoir :

• la génération d'un format structuré (Factur-X, UBL ou CII) ;
• la connexion, souvent par API, à la plateforme choisie ;
• la réception et l'intégration automatique des factures fournisseurs ;
• la remontée des statuts (déposée, rejetée, encaissée…).

Nous avons abordé les avantages et contraintes de ces outils dans notre article logiciel métier sur mesure ou SaaS : la facturation électronique en est un bon exemple, puisqu'un outil sur mesure doit être mis à niveau par ses propriétaires.

5. Ne pas attendre 2027 pour s'y mettre

Les éditeurs et plateformes seront très sollicités à l'approche des échéances. Commencer la réflexion en 2025 vous laisse le temps de tester, et d'en profiter pour automatiser la saisie des factures fournisseurs, le rapprochement bancaire ou les relances. Si votre système d'information est éclaté, c'est aussi l'occasion de repenser vos outils, comme nous l'expliquons dans ERP et CRM sur mesure.

FAQ

Une microentreprise est-elle concernée par la facturation électronique ?

Oui. Toutes les entreprises assujetties à la TVA établies en France devront recevoir des factures électroniques à partir du 1er septembre 2026, et les émettre à partir du 1er septembre 2027, sauf nouveau décalage par décret.

Un PDF envoyé par email restera-t-il valable ?

Non, pour les opérations entrant dans le champ de la réforme : un simple PDF n'est pas une facture électronique au sens de la loi. Le format Factur-X, lui, associe un PDF à des données structurées.

Faut-il obligatoirement passer par une plateforme payante ?

Le dispositif prévoit à ce jour un portail public offrant un service de base gratuit. Les PDP proposent des services plus complets, généralement payants. Le choix dépendra de vos volumes et de vos besoins d'automatisation.

Les ventes aux particuliers sont-elles concernées ?

Elles ne relèvent pas de l'e-invoicing, mais de l'e-reporting : vous devrez transmettre les données de ces transactions à l'administration, selon le même calendrier que l'émission.

En résumé

La réforme arrive en deux temps : réception pour tous en septembre 2026, émission pour les PME en septembre 2027. Le calendrier et certaines modalités peuvent encore évoluer : restez attentifs aux annonces officielles sur economie.gouv.fr. Vos factures sortent d'un outil développé sur mesure ? Parlons-en pour préparer sa mise en conformité sans précipitation.