Gmail et Yahoo : les nouvelles règles d'envoi d'emails en 2024, la checklist PME

Vous envoyez une newsletter, des promotions ou des relances à vos clients ? Les nouvelles règles d'envoi d'emails de Gmail et Yahoo vous concernent. Annoncées début octobre 2023, elles entrent en application en février 2024. Un email qui ne les respecte pas risque d'être rejeté ou classé en spam. À quelques semaines de l'échéance, voici ce qui change et comment vous y préparer.

Que changent Gmail et Yahoo pour les expéditeurs d'emails ?

Le 3 octobre 2023, Google a publié sur son blog l'annonce de nouvelles exigences pour Gmail. Yahoo a annoncé des règles similaires dans la foulée. Les deux services ciblent les expéditeurs en masse, que Google définit comme ceux qui envoient plus de 5 000 messages par jour vers des adresses Gmail.

Trois exigences principales :

1. Authentifier ses emails avec les standards SPF, DKIM et DMARC.
2. Permettre la désinscription en un clic et traiter les demandes sous deux jours.
3. Maintenir un taux de plaintes pour spam bas.

Google précise que ces règles viennent compléter des exigences d'authentification déjà en place pour tous les expéditeurs.

Suis-je concerné si j'envoie moins de 5 000 emails par jour ?

Le seuil des 5 000 messages quotidiens déclenche les obligations les plus strictes. Pour savoir où vous vous situez, comptez tous les emails envoyés avec votre domaine vers Gmail (newsletters, notifications, emails de commande), pas seulement vos campagnes. Et même en dessous du seuil, un email mal authentifié est davantage exposé au filtrage. Toute entreprise qui envoie des emails depuis son propre nom de domaine a donc intérêt à appliquer ces bonnes pratiques.

SPF, DKIM, DMARC : c'est quoi exactement ?

Ces trois sigles désignent des enregistrements techniques publiés dans la zone DNS de votre nom de domaine. Ils prouvent que les emails envoyés en votre nom viennent bien de vous.

Yahoo précise dans ses bonnes pratiques pour les expéditeurs qu'une politique DMARC p=none est acceptée, à condition que l'authentification soit « alignée », c'est-à-dire que le domaine qui signe corresponde à celui affiché dans l'adresse d'expédition.

Le piège des adresses Gmail en expéditeur

Envoyer une newsletter depuis un outil d'emailing avec une adresse @gmail.com (ou @yahoo.fr) comme expéditeur est une mauvaise idée : vous ne contrôlez pas le DNS de ces domaines, donc l'authentification ne pourra jamais être « alignée ». Utilisez une adresse sur votre propre nom de domaine, par exemple newsletter@votre-entreprise.fr.

La désinscription en un clic : comment ça marche ?

La désinscription en un clic repose sur un en-tête technique (List-Unsubscribe, complété par List-Unsubscribe-Post) que Gmail et Yahoo utilisent pour afficher un bouton « Se désabonner » directement dans l'interface. L'utilisateur n'a plus à chercher le lien en bas de l'email ni à confirmer sur une page.

Ce qu'il faut vérifier :

• Votre outil d'emailing ajoute bien ces en-têtes sur les emails marketing.
• Le lien de désinscription reste visible dans le corps de l'email.
• Les désinscriptions sont prises en compte sous deux jours, y compris si vous synchronisez vos listes avec un CRM ou un site e-commerce.

Interrogez votre plateforme d'emailing sur sa mise en conformité. Si vous envoyez depuis votre propre site ou un outil développé sur mesure, c'est à vérifier dans le code.

Quel taux de spam faut-il viser ?

Le taux de spam correspond à la part de destinataires qui cliquent sur « Signaler comme spam ». Yahoo demande de rester sous 0,3 %, et les consignes publiées par Google pour les expéditeurs vont dans le même sens, en recommandant de rester bien en dessous de ce seuil.

Pour garder un taux bas :

• N'envoyez qu'à des personnes qui ont donné leur accord. C'est aussi une obligation du RGPD pour la prospection des particuliers.
• Nettoyez régulièrement vos listes : supprimez les adresses inactives depuis longtemps et les rebonds.
• Rendez la désinscription facile : un contact qui ne trouve pas le lien clique sur « spam ».
• Soignez la pertinence : fréquence raisonnable, contenu attendu, expéditeur reconnaissable.

Pour suivre votre taux sur Gmail, Google propose l'outil gratuit Postmaster Tools, à relier à votre nom de domaine.

La checklist PME avant février 2024

Voici la liste que nous utilisons avec nos clients :

• [ ] Recenser tous les outils qui envoient des emails avec votre domaine (messagerie, newsletter, boutique en ligne, CRM, logiciel de facturation, formulaires du site).
• [ ] Vérifier l'enregistrement SPF : un seul enregistrement, qui inclut tous ces outils.
• [ ] Activer DKIM dans chaque outil et publier les clés dans le DNS.
• [ ] Publier un enregistrement DMARC (en commençant par p=none avec une adresse de réception des rapports).
• [ ] Vérifier l'alignement : le domaine de l'expéditeur visible correspond au domaine authentifié.
• [ ] Remplacer toute adresse d'expédition @gmail.com ou @yahoo.fr par une adresse sur votre domaine.
• [ ] Contrôler la présence de la désinscription en un clic et son traitement sous deux jours.
• [ ] Inscrire votre domaine sur Google Postmaster Tools.
• [ ] Nettoyer vos listes et revoir vos règles de consentement.
• [ ] Envoyer un email de test vers une boîte Gmail et vérifier dans « Afficher l'original » que SPF, DKIM et DMARC sont bien en « PASS ».

Et pour les emails transactionnels ?

Confirmations de commande, factures, réinitialisations de mot de passe : ces emails ne sont pas concernés par la désinscription en un clic, mais ils doivent être authentifiés comme les autres. Pour une boutique en ligne, c'est même critique : un email de confirmation qui tombe en spam génère des appels au service client. Nous en parlions dans notre guide pour créer un site e-commerce.

FAQ

Que se passe-t-il si je ne respecte pas ces règles ?

Vos emails risquent d'être rejetés ou envoyés dans le dossier spam des destinataires Gmail et Yahoo. L'impact sur une campagne ou sur vos emails de commande peut être immédiat.

Ces règles concernent-elles aussi Outlook ou les autres messageries ?

Les annonces émanent de Google et Yahoo. Mais les autres messageries s'appuient elles aussi sur SPF, DKIM et DMARC pour filtrer les emails : une configuration propre améliore votre délivrabilité partout.

Mon hébergeur peut-il configurer SPF, DKIM et DMARC pour moi ?

Souvent en partie, pour la messagerie qu'il fournit. Mais il ne connaît pas forcément vos autres outils d'envoi. C'est l'inventaire complet qui garantit une configuration juste.

DMARC en p=none suffit-il ?

C'est le minimum demandé. Une fois les rapports analysés et tous vos outils correctement authentifiés, passer progressivement à quarantine puis reject renforce la protection de votre domaine contre l'usurpation.

En résumé

Les règles de Gmail et Yahoo ne font que rendre obligatoires des pratiques saines : prouver son identité, respecter le choix des destinataires et envoyer des emails attendus. Vérifiez votre configuration avant février 2024 pour éviter les mauvaises surprises.

Vous voulez que l'on contrôle la configuration de votre domaine et de vos outils d'envoi ? Découvrez notre savoir-faire ou contactez-nous.